いきなりですが、あなたの会社では株主総会の議事録をきちんと作成しておられますか?

株主が多数で同族企業でない場合は、作成されていると思われますが、株主がひとりで、しかも代表取締役を兼ねている場合はどうでしょうか?

言うまでもないことですが、会社法上は、株主ひとりだけでも株主総会を開くようになっており、そこで決議しなければならない事項も定められています。そして株主総会終了後に株主総会議事録を作成することになっています。

株主総会議事録には、会社法で定められた事項が記載されていなければなりません。この要件を満たしていないと、後になって問題が生ずる可能性が出てきます。

ですから議事録を作成する際には、独自の形式で作成するよりは、一般に利用されているひな形を基にして作成するのが無難です。法務省のサイトに掲載されている役員変更登記申請等の際に添付する議事録のひな形を利用するのもひとつの方法です。

登記申請に添付する議事録

なお、現在の会社法では、議長及び出席取締役の署名又は記名押印は要求されていませんが、後になってトラブルが起こらないように、しておくべきです。